Die freundliche Datenbank für jedermann

Bento ist eine App fürs iPad und den Mac, mit der sich einfache Datenbanken stricken lassen. Man muss nicht bei null beginnen, sondern kann die mitgelieferten Vorlagen für die eigenen Bedürfnisse adaptieren.

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Matthias Schüssler@MrClicko

Um Datenbanken machen viele Anwender einen weiten Bogen. Das Wort allein klingt, als ob man nur mit Informatikstudium ans Ziel kommen könnte. Und Microsoft macht mit seinem Produkt nichts, um derlei Bedenken zu zerstreuen. Die Datenbankanwendung aus Office, sie heisst zwar «Access», doch gerecht wird sie diesem Namen nicht. Den Zugang zu diesem Programm muss man sich mit vielen Stunden des Handbuchstudiums erkaufen.

Darum greifen viele Anwender lieber zu Excel und erledigen Buchhaltungen, Mitgliederlisten von Vereinen, ihre CD- oder Plattensammlung oder Notizen lieber damit. Die Tabellenkalkulation ist für komplexe Datensammlungen zwar nicht wirklich das richtige Werkzeug – aber es ist wohlvertraut und stellt dem Nutzer nur kleine Einstiegshürden in den Weg.

Wie eine Tabellenkalkulation – nur leistungsfähiger

Dabei funktioniert eine Datenbank im Kern genau wie die Tabellenkalkulation – nur mit viel leistungsfähigeren Möglichkeiten, Daten zu verknüpfen und zu verwalten. Eine Datenbank ist auch für grosse Datenmengen ausgelegt. Und über abgestimmte Masken und Formulare baut man sich seine Anwendungen bedürfnisgerecht.

Eine Datenbank speichert Informationen strukturiert. Ein einzelner Datensatz kann man sich wie eine Zeile in einer Excel-Tabelle vorstellen: Jedes einzelne Datenfeld enthält eine bestimmte Angabe – bei einer Datenbank zu Musik-CDs gibt es Felder für den Interpreten, den Titel, das Erscheinungsjahr und das Musikgenre. Jedes Feld hat einen bestimmten Datentyp. Das Titel- und Interpret-Feld nimmt Text auf. Beim Erscheinungsjahr wird eine Zahl abgelegt. Wenn die Adressdatenbank auch das Coverfoto enthält, dann gibt es ein Multimediafeld, in dem Bilder abgespeichert sind.

Nun bestehen Datenbanken oft nicht nur aus einer, sondern aus mehreren verknüpften Tabellen: Das nennt sich relationale Datenbank. Die Musik-CD-Tabelle lässt sich beispielsweise mit einer Interpretentabelle und mit einer Songtabelle verknüpfen. In der Songtabelle könnte man Liedtexte, Musiker, Tonart oder sogar Noten ablegen. Die Aufteilung in mehrere Tabellen ist sinnvoll, weil ein Interpret in aller Regel mehrere CDs produziert und ein Song umgekehrt auf verschiedenen Tonträgern enthalten sein kann. Die entsprechenden Informationen müssen trotzdem nicht mehrfach abgespeichert werden, sondern können über einen Schlüssel jeweils entsprechend referenziert werden.

Der Filemaker-Spross für private Nutzer

Eine seit 1985 bekannte Datenbanklösung ist Filemaker. Sie stammt vom gleichnamigen Unternehmen, das eine hundertprozentige Tochter von Apple ist. Filemaker ist im Vergleich mit Microsoft Access einfacher zu benutzen, da man vom Start weg mit einer übersichtlichen Oberfläche arbeitet und viele Vorlagen zur Auswahl hat. Als Anwender braucht man Datenbanken nicht von Grund auf zu bauen, sondern kann mit einer Vorlage starten und diese für die eigenen Bedürfnisse adaptieren. Filemaker hat sich in den letzten Jahren zum Produkt für Unternehmen und KMU entwickelt – und für die Bedürfnisse privater Nutzer ist 2008 ein Produkt namens Bento hinzugekommen.

Bento ist für Mac OS X zum Preis von 48 Franken erhältlich. Es gibt eine Version fürs iPad für 10 Franken und eine fürs iPhone für 5 Franken. Wie bei Filemaker muss man seine Datenbank nicht von Grund auf neu stricken. Man verwendet eine der 25 Vorlagen. Es gibt Vorlagen für Projekte, Kontakte, Aufgaben, Rezepte, ein Diättagebuch, eine Datenbank für die Inventarverwaltung, Eventplanung, Zeitabrechnung, digitale Medien, Ausgaben, Trainingsprotokoll, Mitglieder- und Schülerlisten und eine Spendenverwaltung. Weitere Vorlagen lassen sich übers Internet abrufen. Bento bietet von Haus aus Zugriff auf bereits vorhandene Datenquellen auf dem Gerät. Man kann den Kalender, die Kontakte oder den Bildbestand in iPhoto einbinden.

Mit einer Vorlage starten

Die Datenbank wird in Bento «Bibliothek» genannt. Um beim Eingangsbeispiel zu bleiben und eine Bibliothek für CDs einzurichten, würde man die Vorlage «Digitale Medien» wählen. Sie enthält von Haus aus die Felder Titel, Inhalt, Medientyp, Verleger, Erscheinungsdatum und Notizen. Indem man aufs Bleistiftsymbol tippt, kann man die Vorlage editieren. Da wir nur CDs verwalten wollen, benötigen wir das Feld Medientyp nicht. Indem man ein Feld antippt, erscheinen die entsprechenden Befehle, über die man ein Feld löschen, umbenennen oder in einen anderen Feldtyp verwandeln kann. Über das gleiche Menü könnten wir das Feld «Verleger» in «Musiklabel» umbenennen. Über das Tabellensymbol am linken Rand der Menüleiste wechselt man übrigens zu der Tabellenansicht, in der die Datensätze tabellarisch dargestellt sind. Sinnvoll wäre nun, ein Feld fürs Genre hinzuzufügen. Dazu tippen wir auf «Neue Felder» und ziehen das Feld «Auswahl» in unsere Maske. Es stellt in der Datenmaske eine Drop-down-Liste dar, in der man aus der Liste mit den Vorgaben das passende Genre auswählt. Wir vergeben bei Feldname «Musikgenre» und geben die erlaubten Genres über «Auswahl hinzufügen» vor.

Nun wollen wir, wie erwähnt, eine zweite Tabelle für die Interpreten hinzufügen. Dazu müssen wir als Erstes eine neue Bibliothek anlegen. Diese braucht keine Vorlage, sondern kann auf «Leer» basieren. In der neuen Bibliothek legen wir die Felder an, die wir pro Interpret erfassen möchten – beispielsweise.

Dazu tippen wir aufs Plus-Symbol, das neben dem Bleistiftsymbol zu finden ist. Es wird eine neue Ansicht angelegt, in der wir die Angaben zum Interpreten erfassen, die uns interessieren könnten – beispielsweise Geburtsdatum und Geschlecht. Nachdem die Bibliothek mit den Interpreten vorhanden ist, wechseln wir zurück zu der CD-Bibliothek und fügen dort anstelle des vorhandenen Interpreten-Felds ein neues hinzu, das vom Typ Bezugsdaten sein muss. Nennen Sie es «Interpret» und geben Sie bei «Datenquelle auswählen» die vorher erstellte Bibliothek «Interpreten» an. Die verknüpfte Datenquelle erscheint als Tabelle, da es möglich wäre, einem Album auch mehrere Interpreten zuzuordnen.

Auch anspruchsvollen Projekten gewachsen

Fazit: Bento ist eine Datenbankanwendung, die auch anspruchsvollen Projekten im Privatbereich gewachsen ist und dem Nutzer dennoch nur ein vertretbares Mass an Lernaufwand abverlangt. Obendrein sehen die Datenbanken auch schön aus, indem man sie über die Designs mit verschiedenen Gestaltungsvorlagen darstellen lassen kann – um das Design zu wechseln, tippt man bei der iPad-App auf das Info-Symbol in der Menüleiste und betätigt «Design auswählen» aus dem Kontextmenü.

Bento ist auch gut für die mobile Arbeit gerüstet. Man kann die iOS-App entweder für sich allein oder im Zusammenspiel mit der Version für Mac OS X nutzen. Bento synchronisiert Datenbanken über das lokale Netzwerk zwischen der iPad-App und der auf dem Mac installierten Version. Dazu tippt man in der Menüleiste der Datenbank auf das Informationssymbol (erkennbar am i) und wählt «Synchronisierung > Mit neuem Computer synchronisieren». Es erscheint ein Code. Bei Bento am Mac wählt man nun «Ablage > Synchronisierung mit Gerät einrichten», wählt das iOS-Gerät aus der Liste aus und gibt dann den am iOS-Gerät angezeigten Code ins Feld ein. Danach erscheint das iOS-Gerät in der OS-X-Version von Bento in der Leiste links unter «Geräte», und man kann alle Bibliotheken oder wahlweise auch nur einzelne Datensammlungen synchronisieren.

Bento für Mac OS X (im Mac App Store für 48 Franken). Bento fürs iPad (10 Franken). Bento fürs iPhone (5 Franken).

Bernerzeitung.ch/Newsnetz

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